Mientras más unidades tienes de un negocio, menos visibilidad posees de lo que sucede en cada una. Por ello, para obtener el control de tus sucursales de forma exitosa es necesario contar con una herramienta que te ayude a realizar todas las operaciones de forma eficiente y brindarte acceso a tu información en el momento en que lo necesites, como es el caso del punto de venta.
Para ayudarte a encontrar la mejor para tu negocio, en este artículo te presentaremos las funciones y herramientas principales con las que debe contar un punto de venta para ayudarte a controlar las sucursales de tu negocio sin tener que estar presente todo el tiempo ¡Comenzamos!
1. Centralización de la información
Si bien el uso de herramientas como formatos de excel o programas independientes para el control de ventas, inventarios y las diversas operaciones puede ser suficiente al comenzar un negocio, conforme este crece, el número de empleados se multiplica y los pedidos y requerimientos de logística aumentan, la cantidad de información que se genera en cada sucursal puede llevar a un descontrol que se traduzca en pérdidas.
Por ello, un punto de venta ideal para los negocios que busquen crecer debe contar con herramientas que te ayuden a llevar una organización clara y precisa de la información de cada sucursal y centralizar todos esos datos en una misma plataforma, desde la cual puedas realizar tus consultas en cualquier momento que lo necesites.
Adicionalmente, un punto de venta con tecnología en la nube y aplicación móvil te ayudará a administrar los aspectos tangibles de tus sucursales desde tu smartphone o tablet, garantizando información actualizada de lo que está sucediendo en el día a día.
2. Reportes de ventas y productos vendidos por sucursal
Contar con reportes de tus resultados semanales, mensuales o anuales es fundamental para tomar decisiones estratégicas que ayuden a optimizar la operación de tu negocio y alcanzar el éxito en todas tus sucursales, así como demostrar ante tus actuales o potenciales socios estratégicos qué es lo tu negocio está generando realmente.
Aquí un sistema de punto de venta idóneo debe tener la capacidad de generar reportes de ventas del día o por períodos, productos más vendidos, de mejor rotación o de acuerdo con los turnos de tus vendedores, ya sea de manera individual por cada sucursal o de forma integrada, así como presentarlos de forma clara y amigable para ayudarte a tener una visión completa de todas tus sucursales en todo momento.
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3. Perfiles de seguridad para todos tus colaboradores
A mayor cantidad de sucursales, menor es el nivel de visibilidad que tienes de lo que sucede en cada una, lo que puede aumentar el riesgo de sufrir acciones delictivas que van desde el robo hormiga hasta el robo de tu información.
Contar con perfiles de seguridad permite establecer las restricciones o permisos a los que tiene acceso cada usuario cuando ingresa al sistema, con lo que el propietario o el administrador pueden determinar qué acciones, reportes u opciones del sistema estarán visibles o disponibles para cada perfil de usuario.
Por ello, es importante que tu punto de venta te pueda permitir crear perfiles y asignar permisos según el rol del colaborador, como puede ser el acceso limitado a reportes con información delicada, opciones de facturación, manejo de operaciones, permisos de eliminación o modificación de registros, etcétera.
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4. Información homologada en tus inventarios
Un problema frecuente en las sucursales se presenta cuando los catálogos de artículos, listas de precios, códigos, y promociones no están actualizados, trayendo como consecuencia tener información distinta entre los puntos de venta, provocando pérdidas por precios desfasados o antiguos, falta de códigos nuevos, promociones que se anuncian pero que no se respetan y perjudicando la satisfacción del cliente.
Para contrarrestar este escenario, un punto de venta debe ofrecerte herramientas para registrar tus productos de forma precisa y que te permita sincronizar la información de tus productos entre los puntos de venta de todas sucursales, con lo que podrás reducir significativamente los problemas derivados de actualizaciones en tus precios y productos.
5. Automatización de procesos recurrentes
Dentro de las actividades de ventas y administración de cada sucursal existen diversos procesos que ocurren de forma recurrente, como puede ser el registro de las transacciones, la sincronización de esta información con tus inventarios y la realización de compras posteriores.
Para evitar que el personal de tus sucursales tenga que hacer este trabajo de forma manual e incurrir en errores humanos que tengas que corregir posteriormente, tu punto de venta debe contar con funciones para automatizar y optimizar estos procesos, desde la integración de herramientas como código de barras para el registro automático del movimiento de tus productos hasta la programación de compras con tus proveedores, ayudándote así a evitar errores y liberando tiempo y recursos humanos.
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6. Facturación electrónica para todas tus sucursales
Crecer trae consigo la necesidad de formalizarse y, conforme al artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, todos los contribuyentes están obligados a emitir factura electrónica en México.
Es decir, hoy en día no existe otra opción para la emisión de comprobantes fiscales que no sea el método electrónico, por lo que cada una de tus nuevas sucursales nace también con la obligación de emitir comprobantes fiscales electrónicos.
Por esta razón, es recomendable que el punto de venta que integres en tu negocio cuente con herramientas que faciliten este proceso, te permita guardar los datos de facturación de los clientes de todas tus sucursales para evitar errores de captura y reprocesos que retrasen el servicio, así como brindar la opción enviar el ticket por correo para que tu cliente pueda emitir su factura directamente desde tu portal web.
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